Pessoa certa no lugar certo? 4 passos para assertividade!
Entrevistas são um problema na seleção?

Reuniões improdutivas? Saiba 4 passos para virar o jogo!

Sabe aquelas reuniões com a equipe, que você se percebe andando em círculos, alguns parecem estar distantes nos pensamentos e outros ficam totalmente desinteressados nos assuntos? No final nada foi decidido, as responsabilidades não foram distribuídas e entre tantos assuntos nada foi concreto! Sem falar em precisar repetir tudo que foi falado depois ou até mesmo em outra reunião com os mesmos temas para colocar a coisa nos trilhos. Tem muito líder que nas reuniões percebe o tempo passando no relógio e não vê resultados efetivos, aumenta a ansiedade e não sabe como conseguir assertividade ao se comunicar com a equipe.

Reuniões continuam fazendo parte do arsenal de uma boa gestão. É só olharmos ao redor, que veremos empresas e equipes ainda as utilizando, talvez com formatos e estilos diferentes, com coordenação alternativa, em ambientes físicos e virtuais. Vendo por este lado, parto da premissa que os problemas não são as reuniões em si, mas o modo como elas têm sido realizadas!

Se sua crença é que reuniões são perda de tempo, improdutivas, ou mesmo acredita não ter habilidade pra coordenar elas, a primeira luta é com você mesmo. Em uma reunião você pode informar, discutir assuntos importantes, debater novas ideais, escutar o que as pessoas têm a dizer. Então acredite, reuniões eficazes trazem enormes resultados!

Reunião é uma ferramenta de trabalho, que precisa de técnicas específicas – não tão complexas -, mas que precisam ser aplicadas e podem acontecer em diferentes formatos: conversas informais, atualizações de rotina e apresentações chamativas.

Temos que observar:
– O documento que estamos apresentando;
– A decisão que precisamos tomar;
– A mensagem que queremos transmitir.

Veja agora como planejar e organizar suas reuniões em 4 passos:

Passo 1. Planeje sua reunião definindo suas intenções: O que é realmente importante que aconteça? O que é prioridade número um para você nesta reunião? Em que aspecto da reunião você gostaria de concentrar sua atenção? O que pode surgir de obstáculo e o que você pode fazer?

Passo 2. Já na reunião, alguém precisa moderar as discussões, ver se os assuntos da pauta estão sendo seguidos. Cuidado com as reuniões de mão única onde as pessoas não participam. Se for meramente informativa talvez a forma de comunicação pode ser outra como um e-mail. É necessário sair das reuniões com tomada de decisões, próximos passos, responsáveis e prazos.

Dicas de reunião:
No início você pode Incentivar desde o início a participação, propondo regras: aparelho zero ou creche de celulares, mas sempre comece num tom positivo.
Durante a reunião deixe claro os aspectos em que todos concordam, se a coisa sair dos eixos “crie um estacionamento para ideias” e volte ao assunto da pauta depois, se alguém apresentar um comportamento desafiador tente contornar a situação.
Ao final reserve um tempo para recapitular as decisões-chaves, feche com um tom positivo e fale dos próximos passos.

Passo 3. Registrar tudo que foi combinado para não perder a continuidade das ações e o acompanhamento. O registro pode conter, por exemplo, pauta, ações discutidas, próximos passos e responsáveis. Não pense que tudo ficará na cabeça das pessoas tenha o hábito de registrar.

Passo 4. Acompanhar ao longo dos prazos definidos para as tarefas. Uma boa prática é retomar o que foi realizado, no início da próxima reunião.

Pense em reuniões das quais participou ou conduziu e percebeu como positiva: então avalie como ela aconteceu. Certamente esta reunião tinha:

– Pauta específica, um objetivo a ser alcançado (informar, tomar decisão sobre algo, levantar ideias e sugestões entre outros);
– Alguém liderando, dando a palavra, controlando o tempo, fazendo resumo final;
– As pessoas presentes que realmente deviam estar lá.
– Um compromisso mútuo pelos resultados e aproveitamento do tempo.
– O coordenador dando um tom de entusiasmo e energizava as pessoas. Qual era a sua postura, como era seu tom de voz, seus argumentos, sua energia?

Lembre-se das últimas reuniões que coordenou e anote em um papel quais os pontos que precisa melhorar relacionado a técnica e tudo visto nos 4 passos, percebendo seus comportamentos, crenças e postura. Reflita então se sua comunicação é assertiva, clara e envolve as pessoas. Lembre-se, sua comunicação não verbal também é importante.

Imagine como será produtivo reunir as pessoas e em apenas uma hora ou até menos, conseguir discutir tópicos importantes, saber suas ideias, concentrar ações, definir prazos e responsáveis, vendo depois que tudo estará andando como combinado.

Antes de desistir das reuniões apenas remodele seu jeito de as realizar!

Um abraço!